Publiczne Przedszkole nr 5 im. Jasia i Małgosi w Wałczu prowadzi dokumentację i przechowuje ją stosownie do obowiązujących przepisów w zakresie działalności:

opiekuńczo – wychowawczej i dydaktycznej,
administracyjnej,
gospodarczej,
innej wynikającej z potrzeb placówki.
Zasady dostępu do informacji zawartych w wyżej wymienionych rejestrach i ewidencjach, jak też dostęp do dokumentów archiwalnych regulują przepisy ustaw szczególnych, w tym m. in.

Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z pózn. zm.).
Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z pózn. zm.).
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, pózn. 926 ze zm.).
Dokumentację finansową gromadzi i przechowuje Urząd Miasta Wałcz.